Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 01.01.2025
Seit 01.01.2025 ist der Empfang und die Verarbeitung von E- Rechnungen für im Inland steuerbare Umsätze Pflicht, sofern es sich bei den Beteiligten um inländische Unternehmer handelt ( sog. B2B- Umsätze). Daher wird seit Januar 2025nur noch zwischen elektronischen Rechnungen (in der Gesetzesbegründung auch als E-Rechnungen bezeichnet) und sonstigen Rechnungen unterschieden. Insbesondere Rechnungen auf Papier oder in einem unstrukturierten elektronischen Format (z. B. einfaches PDF‑Dokument) stellen eine sonstige Rechnung dar. Angesichts des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwandes für die Unternehmen hat der Gesetzgeber jedoch folgende Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 für Rechnungsaussteller vorgesehen, d.h. die Pflicht zur Ausstellung und Übermittlung der E-Rechnung erfolgt stufenweise und wird von folgender Übergangsregelung flankiert (§ 27 Abs. 38 UStG):
Ab 01.01.2025
- Pflicht zur Entgegennahme von E-Rechnungen für im Inland steuerbare Umsätze, wenn es sich bei den Beteiligten um inländische Unternehmen handelt (sog. B2B-Umsätze im Inland)
- Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen für im Inland steuerbare Umsätze möglich, wenn es sich bei den Beteiligten um inländische Unternehmen handelt (B2B-Umsätze im Inland)
Ab 01.01.2027
- Pflicht zur Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen für B2B-Umsätze im Inland für Unternehmen mit einem Vorjahres-Umsatz von mehr als 800 T€
Ab 01.01.2028
- Pflicht zur Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen für B2B-Umsätze im Inland für alle inländischen Unternehmen
Durch die E-Rechnung soll die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft gefördert und Prozesse im Rechnungswesen vereinfacht werden, da künftig die Rechnungsdaten beim Empfänger nicht nochmals erfasst werden müssen, sodass doppelte Arbeitsgänge und gegebenenfalls hierbei entstehende Fehler vermieden und Ressourcen gespart werden können.
Hinweis. Für einen bis zum 31. Dezember 2024 ausgeführten Umsatz gilt als elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Unter diese Definition fällt z. B. auch ein per E‑Mail versandtes einfaches PDF‑Dokument.
Auch wenn eine umsatzsteuerliche Verpflichtung besteht, eine Rechnung auszustellen, braucht diese nicht als E‑Rechnung ausgestellt zu werden bei
- Kleinbeträgen (bis 250 Euro Bruttobetrag, § 33 UStDV),
- Fahrausweisen, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV),
- Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden (§ 34a UStDV),
- Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind (z. B. viele Vereine– siehe auch Frage– oder staatliche Einrichtungen), und
- bestimmten Leistungen an Endverbraucher im Zusammenhang mit einem Grundstück.
In diesen Fällen kann auch daher eine sonstige Rechnung ausgestellt werden.Rechnungen an die öffentliche Verwaltung (sogenannte B2G‑Umsätze) fallen nicht unter die umsatzsteuerlichen Regelungen für die verpflichtende E‑Rechnung, wenn die Verwaltung nicht als Unternehmen handelt.
Auch die öffentliche Verwaltung, wie das Landratsamt Rhön-Grabfeld muss ab Januar 2025 E- Rechnungen empfangen und speichern können, dafür wird eine sog. Leitweg‑ID benötigt. Die Leitweg-ID ist ein Kennzeichen einer elektronischen Rechnung zur eindeutigen Adressierung von öffentlichen Auftraggebern in Deutschland
Die Leitweg ID des Landratsamtes Rhön-Grabfeld lautet: 09-0368175-97. Rechnungen adressieren Sie bitte an folgende Funktionsmailadresse:
Umsatzsteuerlich gilt nach § 14b Absatz 1 UStG, dass ein Unternehmer ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre aufzubewahren hat. Bei einer E‑Rechnung ist zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unveränderbar in seiner ursprünglichen Form vorliegt.
·Auch wenn der Rechnungsaussteller dem Empfänger neben der E-Rechnung beispielsweise ein inhaltsgleiches, digitales Dokument in einem für das menschliche Auge lesbaren Bildformat (z.B. PDF-Dokument) als „Kundenservice“ übermittelt, besteht die Archivierungspflicht für das Ursprungsformat der E-Rechnung.
·Für Rechnungen gilt eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (vgl. zur Umsatzsteuer § 14b UStG
Die Bedeutung der Rechnung an sich und die übrigen Anforderungen an eine Rechnung, insbesondere an die erforderlichen Inhaltsangaben für Zwecke des Vorsteuerabzugs gelten unverändert. .
Technischer Hinweis:
Da die E-Rechnung auf einem XML-Datensatz basiert, ist sie zunächst für eine Sichtprüfung nicht geeignet, kann aber durch den Einsatz von Visualisierungsprogrammen für den Menschen lesbar dargestellt werden.
Auf der staatlichen ELSTER-Webseite steht unter https://e-rechnung.elster.de ein kostenloser E-Rechnungs-Viewer zur Verfügung, mit dem – auch ohne Anmeldung in ELSTER – E-Rechnungen im Format Standard XRechnung visualisiert werden können.
Verwendet der Rechnungsaussteller ein anerkanntes hybrides Format (das sowohl einen maschinen- wie auch einen gleichlautenden menschenlesbaren Datensatz in sich trägt) wie beispielsweise ZUGFeRD ab der Version 2.0.1 (zu den Formaten siehe im Weiteren unten), ist ein Visualisierungsprogramm entbehrlich, da neben dem erforderlichen strukturierten Teil (E-Rechnung) bereits eine menschenlesbare Datei integriert ist.
